A la demande générale et avec l'aide très utile de Nicolas Zebiri, je vous prie de trouver ci-dessous un petit Lexique utile de termes utilisés dans le secteur d'activité; il n'est pas exhausitf et mérite d'être alimenté.

Agence réceptive
Une agence réceptive (ou incoming) se chargera d'accueillir des individuels ou des groupes organisés lors de leur séjour sur un territoire délimité donné (Une agence de communication et de voyage ont le même statut juridique).

Agence émettrice
Une agence émettrice (ou outgoing) se chargera d'envoyer dans le cadre d’un séjour des individuels ou des groupes dans un pays étranger au leur.

Annonceur
Un annonceur est une personne physique ou morale qui commande à un media la diffusion d'un message sur un quelconque support dans le cadre de sa communication externe afin de promouvoir son image, son offre, ses activités, ses métiers, ses engagements...

Appel d’offre
Un appel d’offres est une procédure par laquelle un acheteur potentiel demande à différents offreurs de faire une proposition commerciale chiffrée en réponse à la formulation détaillée (cahier des charges) de son besoin (produit ou service).

Brief
On distingue 3 types de briefs :
•    Brief à l’agence – Brief : informations et instructions données par un annonceur à une agence pour présenter la situation de la marque et préciser les objectifs assignés à la campagne afin d’orienter la création et le choix des médias et supports.
•    Brief à la création – Creative brief : informations et instructions données aux créatifs d’une agence pour orienter la conception des messages. appelé aussi copy-stratégie ou plan de travail créatif.
•    Brief produit – Product brief : cahier des charges remis par un responsable marketing à la R & D et/ou à la direction industrielle en vue de la mise au point d’un nouveau produit ou de la rénovation d’un produit existant.

Cahier des charges
Un cahier des charges est un document contractuel définissant de façon exhaustive ce que le commanditaire attend de la réalisation d'un produit ou d'un service. Il est composé de plusieurs éléments correspondant aux différents aspects du projet :

•    La description du contexte (politique, stratégique, commercial...) de réalisation du projet et ses objectifs ;
•    Les modalités d'exécution ;
•    Le périmètre du projet : les ressources et le nombre de personnes à mobiliser pour sa réalisation ;
•    Le planning : l'échéance souhaitée par le maître d'œuvre ainsi que les étapes à respecter ;
•    Les contraintes techniques : économiques (budget), environnementales, humaines (contraintes particulières dans le cas d'un objet pour enfant...), industrielles et matérielles ;
•    Les clauses juridiques permettant par exemple d'établir les pénalités en cas de non-respect des délais ou les tribunaux compétents en cas de litige.

Le cahier des charges est un outil de communication indispensable entre le vendeur et le client et entre le chef de projets et les différents prestataires ou exécutants en interne. Il peut être modifié au cours du projet en fonction de ses évolutions. Il permet en outre de répondre à l'obligation générale d'information du vendeur ou du prestataire vis-à-vis de son client.

Chambre double
La chambre double dispose d'un grand lit double. Convient pour les couples.

Chambre twin
La chambre twin (jumeaux) est équipée de deux lits simples. Permet de partager sa chambre avec une deuxième personne (collègues, amis, enfants).

Check-in
Procédure d’enregistrement à l’arrivée dans un hôtel et prise de possession des clés (empreinte de carte de crédit éventuelle).
Le Check-in se fait normalement à partir de 12 à 14h00 dans de nombreux établissement ; avant cela on parlera d’ »early check-in » (négocié ou offert au cas par cas en fonction du remplissage de l’hôtel).

Check-out
Procédure consistant en la remise des clés et règlement d’une éventuelle note globale ou d’extra.
Généralement le check-out se fait avant midi ; au-delà on parlera de « late check-out »(négocié ou offert au cas par cas en fonction du remplissage de l’hôtel).

Code SHARE
Il s'agit d'une pratique commerciale utilisée par les compagnies aériennes régulières. Pour un vol en partage de code on distingue donc une compagnie aérienne qui « opère » le vol et une ou plusieurs autres qui ne font que le « commercialiser ». L'origine du terme vient de la façon dont les vols commerciaux sont désignés par un ensemble de deux lettres désignant la compagnie aérienne et d'un nombre de quatre chiffres maximum unique pour chaque vol de la compagnie. L'ensemble forme le numéro ou « code » du vol.
Il est intéressant quand on accueille un groupe de connaître le code share pour savoir sur quel vol les participants arrivent s’ils ont eu une escale dans un autre pays avant d’arriver (souvent ils ne mentionnent que le code du vol de départ).

Costing
C'est le calcul du prix de revient (=prix de fabrication et de distribution d'un bien de consommation).

Desk
Meuble dont la forme varie selon l’événement. Il peut s’agir d’un pupitre ou d’un stand. Dans tous les cas, l’identité de la personne ou de l’organisation est visible.

Dispositions
Terme utilisé pour différencier les différentes mises en place de salles pour l’organisation de réunion ; on parlera de disposition théâtre (uniquement rangées de chaises), de disposition école (rangées de tables et rangées de chaises) de disposition U (tables disposées pour former un U / tous les participants peuvent se voir) et de disposition cabaret (tables rondes disposées devant la scène et participants installés de manière à voir cette dernière).

DMC
Destination Management Company = Agence réceptive

DMOS
Direct Marketing Operating System.

Early bird
Promotion sur des frais d’enregistrement. Si une personne s’enregistre avant une date x, elle bénéficie d’une réduction. Une fois la date x passée, la personne paiera le tarif habituel.

Eductour (« Famtrip » en anglais, abréviation de « familiarization » trip)
Terme technique utilisé dans le monde du tourisme. Il s'agit de voyages organisés par les fabricants de voyages pour tester leurs nouvelles offres. Ils invitent les professionnels du tourisme, agents de voyages ou tour opérateurs à venir découvrir sur quelques jours, gratuitement ou à peu de frais, leurs nouveaux circuits ou produits afin de mieux les proposer ensuite aux clients.

F&B
Food & Beverage.
Ce terme désigne l’ensemble des prestations de restauration et de bar.

Fees
Egalement appelé honoraire, il s’agit de la rémunération applicable sur des prestation au titre de la gestion.

Headset
Ensemble casque et microphone utilisé pour la traduction simultanée lors de réunions ou conférences par exemple.

JPO
Journée Porte Ouverte : opération de communication consistant à organisé au sein d’une entreprise une journée dédiée à la découverte des locaux de cette dernière et d’y inviter l’ensemble de ses collaborateurs et pourquoi pas prospects (employés, fournisseurs, institutionnels, journalistes…)

Knowledge management
Le Knowledge management (ou gestion des connaissances) est l'ensemble des initiatives, des méthodes et des techniques permettant de percevoir, d'identifier, d'analyser, d'organiser, de mémoriser, et de partager des connaissances entre les membres des organisations, en particulier les savoirs créés par l'entreprise elle-même ou acquis de l'extérieur en vue d'atteindre l'objectif fixé.

Pax
Formule employée par les professionnels du tourisme pour désigner un passager ou un client.
On parlera de nombre de pax pour désigner le nombre de participants à un événement.

PCO
Professional Congress Organizer.
Désigne les organisations organisatrices de congrès

Programme social
Le programme social regroupe toutes les animations proposées aux différentes catégories de participants (congressistes, personnes accompagnantes, exposants…). Il favorise la convivialité, la communication, la détente et la découverte du patrimoine culturel et touristique de la destination où se tient le congrès.

Retro commission
Les rétro-commissions, ou marges arrière, sont des rémunérations ou des remises différées versées par le fournisseur au distributeur qu'il ne pouvait intégrer dans le calcul de ses prix de vente aux consommateurs.

Room block
Portion de chambres d'un hôtel réservé pour une période donnée pour un client. Les room blocks sont généralement réservés pour des Conventions et des Meetings.

Rooming list
Liste de répartition ou réservation des chambres d’un hôtel.

Run of house
Tarif unique sur n’importe quelle catégorie de chambre d’hôtel (standard, vue mer, vue ville…). C’est le choix d’une chambre d’hôtel basé sur ce qui est disponible. Les chambres allouées au groupe se faisant sur les disponibilités le jour de l’arrivée ; cela permet de n’avoir sur un groupe qu’un tarif unique.

Sales Kickoff
Séminaire commercial de motivation.

Salle plénière
Une salle plénière est une salle généralement de taille honorable dans laquelle on organise la session principale de réunion lors d’un événement avec l’ensemble des participants.

Salle de sous-commission
Salle annexe à la salle plénière généralement de taille plus réduite que la plénière dans laquelle on organise des sessions de travail par groupes restreint.

Staffing
Action de sélectionner, de former et d'attribuer des membres du personnel (staff) à des tâches particulières.

Tarif rack
Terme utilisé dans le monde du tourisme et notamment dans le secteur hôtelier pour désigner les tarifs de base de l'hôtel avant toute remise ou promotion. En français, on parle également de "tarifs affichés".

Voiture grande remise
La Grande Remise est une activité sous la tutelle du Ministère du Tourisme nécessitant une autorisation communale et préfectorale. La préfecture délivre une licence d’exploitation dite licence de Grande Remise, à laquelle un numéro est attaché.
Une plaque GR est scellée sur la plaque d’immatriculation avant du véhicule. Le chauffeur est titulaire d’un permis de conduire de Grande Remise et à fait l’objet préalablement d’une enquête de moralité. La société d’assurance de l’exploitant couvre les personnes transportées à titre onéreux pour un montant illimité.
Les véhicules sont contrôlés tous les ans au contrôle technique, où est vérifié non seulement son état mécanique mais aussi la carrosserie, le confort ainsi que la vétusté pour assurer au client le meilleur de nos services.

Welcome pack
Le welcome pack est un ensemble de choses que l’on distribue à un participants, délégué ou congressiste lors de son arrivée sur les lieux de l’événement ; il peut contenir des informations pratiques sur la destination ou l’événement, les contenus des réunions de l’événement, un cadeau de bienvenue pourquoi pas, de la promotion des partenaires ou sponsors…

Yield management
Technique de gestion développée aux États-Unis à la fin des années 70 et reposant sur une différenciation par les prix. Le Yield management est un système de gestion des capacités disponibles telles des chambres en hôtellerie ou des sièges dans le transport aérien, qui a pour objectif l'optimisation du chiffre d'affaires. On l'appelle également revenue management, ou encore de manière plus restrictive tarification en temps réel.

PETIT LEXIQUE

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